○加美郡保健医療福祉行政事務組合文書取扱規程
(平成10年1月30日訓令第2号)
改正
令和7年3月31日訓令第6号
(目的)
第1条　この規程は、本組合における文書の取り扱いに関し、別に定めるものを除くほか、必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条　文書の取扱いは、適性かつ速やかに行うとともに、その処理の経過を明らかにするように努めなければならない。
(事務局長の職務)
第3条　事務局長は、各課の文書の取り扱いが適性かつ円滑に行われるよう指導調整するとともに、文書の受領、配布、発送、保管及び廃棄を行うものとする。
(文書取扱主任)
第4条　事務局に文書取扱主任を置く。
2　文書取扱主任は、次の各号に掲げる事務を処理するものとする。
(1)　事務局長から配布された文書の収受及び担当者への伝達に関すること。
(2)　文書の整理保管に関すること。
(3)　起案文の調整に関すること。
(4)　文書事務の合理化に関すること。
(5)　前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。
(収受した文書)
第5条　事務局長は、到着した文書を収受するとともに、直ちに開封し、収受印(様式第1号)を押し、収受番号を付し、文書収受発遣簿(様式第2号)に記載し、文書取扱主任の受領印を受けなければならない。ただし、管理者が別に定める軽易な文書については、収受印の押印並びに収受番号及び文書収受発遣簿の記載を省略することができる。
2　前項の規定にかかわらず、親展文書、電報並びに書留及び秘密の表示のある文書は、開封せず直接名宛人に配布するものとする。
3　受付日時が権利の得喪又は変更に係ると認められる文書については、第1項の規定により取り扱うほか、到達時刻を記入するものとする。
(送付未納等の取り扱い)
第6条　郵便料金の未納又は不足の郵便物は、事務局長が必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。
(起案)
第7条　文書による事案の決定は、起案用紙(様式第3号)によって起案し、回議に付し決裁を得ることによって行う。
(起案文書の処理)
第8条　起案する文書(以下「起案文書」という。)の処理にあたっては、次の各号に規定にする事項に留意しなければならない。
(1)　起案文は、当用漢字及び平易な口語文を使用すること。
(2)　回議にあたっては、必要に応じて説明文を別紙として添えること。
(3)　書留、親展、内容証明書等特別の扱いを必要とする起案文書については、その旨を明記すること。
(4)　起案文書には、必要に応じて処理の経過を示す文書、法令の抜粋等を付すること。
(5)　重要文書又は秘密を要する文書と認められる文書には、赤色の付せんを起案文書の上部に付し、回議者に持ち回って決裁を得ること。
(6)　起案文書のうち最終決裁者が管理者であるものは、決裁前に事務局長の審査を受けるものとする。副管理者が最終決裁者であるもので外部に伝達される文書についても同様とする。ただし、軽易な文書又は定型的、反復的な文書については、審査を省略することができる。
(決裁済文書の処理)
第9条　担当者は、決裁済文書で次の各号に掲げるものは、当該各号に定める事務局備付けの簿冊に記号、番号等の登録の処置をしなければならない。
(1)　条例、規則、訓令及び告示　法規番号簿
(2)　証明文書　証明文書簿
(3)　外部に発送する文書　文書収発簿
(秘密文書の処理)
第10条　組合の利益から考えて秘密保全度が高く、当事者以外の者に知られることが望ましくない文書(以「秘密文書」という。)の処理は、次の各号の規定によるものとする。
(1)　秘密文書には、「秘密」の文字を起案文書に朱字で明記するものとする。
(2)　秘密文書の管理は、事務局長がするものとする。
(浄書)
第11条　決裁済の文書の浄書は、事務局において行うものとする。
2　浄書を完了した場合は、起案文書と校合のうえ、所定欄に浄書及び校合者の印を押すものとする。
(公印等の押印)
第12条　浄書済の文書を発送しようとするときは、公印及び契印(様式第4号)を押印するものとする。ただし、事務局長の承認を得た場合は、契印を省略することができる。
(発送文書の持参)
第13条　特別の場合を除くほか、文書を発送する場合は、退庁時刻2時間前までに事務局に発送文書を持参しなければならない。
(整理)
第14条　完結文書は、別表に定める種別に従い、次の各号に定めるところにより、事務局長が整理するものとする。
(1)　完結文書は、法令の根拠若しくは業務処理の分野別及び年度別に編集すること。
(2)　1冊の厚さが10センチメートルを超えるとき、又は完結文書の性質、形状等により1冊に編集することが困難なものは、それぞれ適当な方法により分冊すること。
(3)　2以上の年度にわたるものは、適宜分冊して編集することができる。この場合において、保存年限及び種別に十分な考慮を払うこと。
(4)　種別の異なる文書を一緒に編集した場合は、長期の種別の文書として取扱うこと。
(5)　図面等で文書とともに編集製本のできないものは、箱又は袋等に名称、年度及び種別を表紙の例によって記載すること。
(種別及び保存年限)
第15条　完結文書の種類及び保存年限は、別表のとおりとする。
(保存)
第16条　事務局長は、簿冊を審査し、別表に定める様式(様式第5号)により、これを装丁し、番号をつけて文書保存台帳(様式第6号)に登録して最も良好な状態で保管するものとする。
(閲覧又は借用)
第17条　職員は、保存文書を閲覧又は借用しようとするときは、閲覧(借用)票(様式第7号)を事務局長に提出して、その許可を受けるものとする。
2　職員以外の者には、保存文書の閲覧は認めない。ただし、管理者が特に認める者については、前項に規定する手続きにより閲覧の場所を指定して閲覧させることができる。
(借用期間)
第18条　借用期間は7日以内とする。ただし、事務局長は、借用期間を延長又は短縮することができる。
2　事務局長は、借用期間中であっても、その必要が生じたときは、いつでも許可を取り消すことができる。
(廃棄)
第19条　事務局長は、保存文書で保存期間を経過したものは、廃棄するものとする。この場合において機密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却、切断等を行わなければならない。
附　則
この規程は、平成10年1月30日から施行する。
附　則(令和7年3月31日訓令第6号)
この訓令は、令和7年4月1日から施行する。
別表(第14条、第15条、第16条関係)
完結文書の種別及び保存年限
種別保存年限　
第1種永久保存1　組合議会の議決書及び議事録2　規約、条例、規則、告示、訓令、訓達及び指令の原議並びに関係書類3　組合公報4　進退、賞罰、身分等の人事に関する書類5　退職年金及び遺族年金に関する文書6　褒賞に関する文書7　不服の申立て、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書8　調査及び統計で特に重要な文書9　事務引継ぎに関する重要な文書10　財産及び地方債に関する文書11　負担金徴収に関する文書12　文書保存台帳13　工事関係書類で特に重要なもの14　組合の設立に関する文書15　歳入歳出決算書16　その他永久保存の必要を認められるもの
第2種10年保存1　国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書2　認可、許可又は契約に関するもの3　原簿及び台帳4　寄附受納に関する重要なもの5　予算、決算及び出納に関する帳票並びに証拠書類6　物品の出納簿7　租税その他各種公課に関するもの8　その他10年保存の必要を認められるもの
第3種5年保存1　補助金に関する書類2　調査、統計、報告、証明等に関するもの3　工事又は物品に関する書類4　その他5年保存の必要を認められるもの
第4種3年保存1　消耗品及び材料に関する受払簿2　出勤簿、旅行命令等職員の勤務の実態を証するもの3　照会、回答その他往復文書に関するもの4　その他3年保存の必要を認められるもの
第5種1年保存軽易な文書